Eenzijdig wijzigingsbeding in personeelshandboek werkt niet door in arbeidsovereenkomst.
Wat speelde er?
Zeven werknemers ontvangen al jaar en dag een vaste maandelijkse onkostenvergoeding, de hoogte varieert naar functie. Deze vergoeding was opgenomen in de arbeidsovereenkomst en werd structureel uitbetaald, ook tijdens vakantie en ziekte. De werkgever heeft in november 2023 per mail aan medewerkers laten weten per 1 januari 2024 deze vergoeding te schrappen en te vervangen door een declaratieregeling, gebaseerd op een internationale “Global Policy”.
De werknemers verzetten zich hiertegen, stellende dat de vaste vergoeding in de praktijk verkapt loon is en niet zomaar eenzijdig gewijzigd kan worden.
De werkgever beroept zich op de mogelijkheid tot eenzijdige wijziging, onder meer op basis van artikel 7:613 BW, waarbij een beroep werd gedaan op gewijzigde omstandigheden (internationale harmonisatie en veranderd reisgedrag).
Oordeel van de kantonrechter
De kantonrechter Eindhoven stelde de werknemers in het gelijk. De onkostenvergoeding is te kwalificeren als primaire arbeidsvoorwaarde, omdat deze langdurig en structureel is toegekend, ongeacht of er ook daadwerkelijk kosten zijn gemaakt. De vergoeding is bovendien opgenomen onder het kopje “salaris” in de arbeidsovereenkomsten en is ook uitbetaald tijdens ziekte en verlof. Hiermee is volgens de rechter sprake van verkapt loon.
Wijzigingsbeding in het personeelshandboek
De onkostenvergoeding is bij alle medewerkers in de arbeidsovereenkomst opgenomen. Een zelfde regeling, onder een andere naam (representatievergoeding) is opgenomen in het personeelshandboek. Het wijzigingsbeding is opgenomen in het personeelshandboek. Hierin is bepaald dat de inhoud van het personeelshandboek eenzijdig gewijzigd kan worden in geval van gewichtige redenen. Een dergelijk wijzigingsbeding is bij zes van de zeven medewerkers niet opgenomen in de arbeidsovereenkomsten ten aanzien van de daarin opgenomen onkostenvergoeding. Dus als de werkgever de regeling van het personeelshandboek had mogen wijzigen op basis van het wijzigingsbeding, blijft de onkostenregeling in de arbeidsovereenkomst in stand. De in de individuele arbeidsovereenkomsten opgenomen onkostenvergoeding wijzigt namelijk niet door de wijziging van de representatieregeling in het personeelshandboek, omdat de bevoegdheid tot wijziging is beperkt tot regelingen in het personeelshandboek.
Bij één medewerker is wel een eenzijdig wijzigingsbeding opgenomen in de arbeidsovereenkomst, zodat het voor de werkgever onder omstandigheden mogelijk is over te gaan tot eenzijdige wijziging. De kantonrechter oordeelt dat de wens naar harmonisatie naar de “Global Policy” niet zodanig zwaar weegt dat het belang van de medewerker bij instandhouding daarvoor moet wijken. Wel kan de belangenafweging in de toekomst, afhankelijk van (inhoud en omvang) van een door werkgever aan te bieden (afbouw)compensatieregeling, mogelijk anders uitvallen.
Goed werknemerschap
Ook een beroep op grond van het goed werknemerschap slaagt niet. De rechter verwijst naar de criteria in het Stoof/Mammoet arrest. Er is geen sprake van wijziging in omstandigheden voor de werkgever, maar een wens tot harmonisatie van arbeidsvoorwaarden. De werkgever heeft geen voorstel tot wijziging van de arbeidsvoorwaarden gedaan. Er is volstaan met een mededeling dat de onkostenvergoeding werd omgezet naar een declaratiesysteem, zonder een compensatie of afbouwregeling.
Conclusie
Deze uitspraak benadrukt maar weer het belang van een eenzijdig wijzigingsbeding en de wijze waarop je dat als werkgever hebt vastgelegd. Daarnaast is voor het eenzijdig wijzigen meer nodig dan alleen een wens voor harmonisatie. Dit is een mooi voorbeeld hoe het niet moet. De rechter heeft de werkgever wel tips meegegeven voor wijzigingen in de toekomst. Tot die tijd behouden de medewerkers in ieder geval hun vergoeding.