Thuiswerkvergoeding per 1 januari 2022 onbelast

Nieuwe gerichte vrijstelling voor vergoeding thuiswerken
In het Belastingplan 2022 is daarom een nieuwe zogenoemde gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling voor de vergoeding van bepaalde thuiswerkkosten opgenomen. Hierdoor kan de werkgever met ingang van 1 januari 2022 medewerkers een belastingvrije vergoeding met een maximum van twee euro netto per thuiswerkdag aan de medewerkers geven.

Maximum bedrag
Het belastingvrije bedrag is gelijk aan het bedrag dat in 2019 door het Nibud is vastgesteld als reële vergoeding voor de extra kosten die een werknemer maakt vanwege het thuiswerken. De kosten die het Nibud in zijn onderzoek heeft meegenomen zien op extra water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier. De maximale vrijstelling voor een thuiswerkvergoeding kan ook worden toegepast als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt.

Kosten inrichting werkplek thuis
Voor de kosten verbonden aan het inrichten van een werkplek thuis, met inbegrip van bureaustoel en bijvoorbeeld een computer en mobiele telefoon, bestaan al zogenoemde gerichte vrijstellingen. Deze bieden de werkgever ook nu al de mogelijkheid deze kostencategorie vrij van loonheffingen te vergoeden.

Samenloop van vergoedingen
Het is niet toegestaan om op één dag zowel een onbelaste thuiswerkvergoeding als ook een onbelaste woon-werkvergoeding te geven. In dat geval heeft de werkgever de keuze om of de gerichte vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding, of de gerichte vrijstelling voor reiskosten voor het woon-werkverkeer toe te passen.

Het is wel mogelijk dat op een dag waarop deels wordt thuisgewerkt en ook wordt gereisd naar een andere plek dan de vaste werkplek – dus een zakelijke reis niet zijnde woon-werkverkeer – zowel de vrijstelling voor een thuiswerkvergoeding als de vrijstelling voor een reiskostenvergoeding wordt toegepast.

Gecombineerde vaste thuiswerkvergoeding en vergoeding woon-werkverkeer
Vaak zullen werkgevers en medewerkers afspraken maken over het aantal dagen waarop de werknemer thuis zal werken. Deze afspraken kunnen de basis vormen voor de vaststelling van de door de werkgever onbelast te vergoeden kosten voor zowel de reiskosten voor het woon-werkverkeer als de thuiswerkvergoeding. De werkgever kan dus op basis van die verhouding een vaste maandelijkse, kwartaal of jaarvergoeding toekennen voor zowel het thuiswerken als de reiskosten woon-werkverkeer.

Zo wordt voorkomen dat elke reisdag en/of thuiswerkdag afzonderlijk moet worden geadministreerd of moet worden gedeclareerd. Een incidentele afwijking van de afgesproken verhouding thuiswerken en werken op een vaste werkplek hoeft niet te leiden tot een aanpassing van de vaste vergoeding.

128-dagenregeling
Een vaste vergoeding kan worden vastgesteld op basis van de 128-dagenregeling. Dit houdt in dat als een (fulltime) medewerker ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reist (woon-werkverkeer), mag de werkgever een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar naar die vaste werkplek reist (deeltijders naar rato). In het Belastingplan is deze regeling voor de vaste vergoeding woon-werkverkeer ook van toepassing voor de thuiswerkkostenvergoeding. De combinatie van beide regelingen maakt het mogelijk om bij incidentele wijzigingen in het reis- of thuiswerkpatroon de vaste vergoeding ongewijzigd te laten voortduren.

Bron: Memorie van Toelichting Belastingplan 2022 (website Rijksfinanciën)