Vaststellen en intrekken vakantieverlof en verjaringstermijn vakantiedagen

Kan een eenmaal vastgestelde vakantie door werkgever of werknemer worden ingetrokken?

Uitgangspunt vaststelling vakantie

In de wet is opgenomen dat, voorzover in de vaststelling van de vakantie niet is voorzien bij schriftelijke overeenkomst of cao, de werkgever de tijdstippen van het begin en het einde van de vakantie vaststelt overeenkomstig de wensen van de werknemer tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten. Uitgangspunt is dat de vakantie overeenkomstig de wensen van de werknemer worden vastgesteld.

Werkgever wil overeengekomen vakantieperiode wijzigen

De wet biedt de werkgever de mogelijkheid om, ingeval van gewichtige redenen, na overleg met de werknemer, het vastgestelde tijdstip van de vakantie te wijzigen. De schade die de werknemer lijdt ten gevolge van de wijziging van het tijdvak van de vakantie, wordt door de werkgever vergoed. In de parlementaire geschiedenis zijn enkel voorbeelden van gewichtige redenen in dit verband gegeven:

• er komt een stroom van spoedopdrachten binnen nadat de collectieve vakantie is vastgesteld
• de enige in aanmerking komende plaatsvervanger van de met vakantie gaande werknemer in een sleutelpositie wordt plotseling ziek waardoor bedrijfsstagnatie kan ontstaan.

Dus drukte en uitval van collega’s kunnen redenen zijn om de reeds vastgestelde vakantie te wijzigen. In de cao kunnen hieraan nog voorwaarden zijn verbonden, zoals het schriftelijk motiveren van het bedrijfsbelang door werkgever. Ook als werknemer instemt met de door de werkgever voorgestelde wijziging van vakantie heeft de werknemer in beginsel recht op schadevergoeding.

Werknemer wil overeengekomen vakantieperiode wijzigen

Kan de werknemer de vastgestelde vakantie intrekken? In principe moet de werknemer de vastgestelde vakantie opnemen. De wet biedt de werknemer niet de mogelijkheid om de vastgestelde vakantie te wijzigen. Maar de werkgever moet zwaarwegende redenen hebben om niet akkoord te gaan met de intrekking.

In een uitspraak van het Hof Amsterdam (15 september 2015, Prg. 2015/286) is bepaald dat de strekking van de wettelijke vakantieregeling zich ertegen verzet dat een werknemer tegen zijn zin wordt gehouden aan een afspraak over de periode waarin vakantie zal worden opgenomen. Desondanks wijst het gerechtshof erop dat een werkgever voldoende zwaarwegende omstandigheden dient aan te voeren, om een werknemer tegen zijn zin aan een gemaakte vakantieafspraak te kunnen houden als deze werknemer vrijwel meteen na het vaststellen van zijn vakantie laat weten niet meer in de betreffende periode vakantie te willen opnemen.

Op basis van de huidige rechtspraak zal de wens van werkgever, het voorkomen van stuwmeren van vakantiedagen of kostenreductie, niet als zwaarwichtige reden worden beschouwd.

Vervallen wettelijke vakantiedagen per 1 juli 2020

De wettelijke vakantiedagen vervallen zodra zes maanden zijn verstreken na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de aanspraak is verworven. Dus de in 2019 opgebouwde wettelijke vakantiedagen vervallen per 1 juli 2020. Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt de verjaringstermijn van vijf jaar.

De vervaltermijn van zes maanden voor wettelijke vakantiedagen geldt niet ‘indien de werknemer redelijkerwijs niet in staat is geweest om vakantie op te nemen’ voor de vervaldatum. Hiervan is slechts sprake in uitzonderlijke omstandigheden. De werknemer dient aan te tonen dat deze uitzonderlijke situatie zich voordoet. Zo’n uitzonderlijke situatie is als door toedoen van de werkgever het voor werknemer niet mogelijk is geweest (voldoende) vakantie op te nemen. Dit zou nu aan de orde kunnen zijn voor werknemers in de vitale processen die als gevolg van de coronacrisis extra moeten werken. Voor de wettelijke vakantiedagen geldt dan, net als voor bovenwettelijke vakantiedagen, een verjaringstermijn van vijf jaar.

Informatieplicht werkgever

De werkgever heeft m.b.t. de vervaltermijn een informatieplicht. In 2018 heeft het Hof van Justitie van de Europese Unie twee uitspraken geoordeeld dat een werkgever verplicht is om concreet en in alle transparantie ervoor te zorgen dat een werknemer daadwerkelijk de mogelijkheid heeft om zijn jaarlijkse vakantie met behoud van loon op te nemen. Zo nodig formeel de werknemer ertoe aan te zetten vakantie op te nemen. Een werkgever moet daarom een werknemer juist en tijdig te informeren over een eventueel verlies van vakantierechten die niet tijdig worden opgenomen.

Alleen als een werkgever kan bewijzen aan deze informatieverplichting te hebben voldaan en een werknemer er kennelijk bewust voor heeft gekozen om geen vakantie op te nemen, dan mogen vakantierechten op grond van een nationale bepaling komen te vervallen. Als een werkgever niet kan bewijzen dat hij heeft voldaan aan de hiervoor bedoelde informatieplicht, een werknemer niet geacht kan worden in staat te zijn geweest vakantie op te nemen met als gevolg dat de vervaltermijn van zes maanden niet van toepassing is.